כללית - ספר נע"ם

עקרונות לביצוע שגרות ניהול

צוות מוביל מחלקתי

עקרונות נדרשים בכל שגרות ניהול: · בחירת השותפים לכל פורום. · הגדרת מטרות המפגשים.

הצלחת תפקוד המחלקה טמונה בקיום שגרות לניהול תהליכי תכנון, לקביעת יעדים ולמעקב ובקרה אחר ביצועים ומשימות. לעיתים קרובות מתקשים בעלי תפקידים עמוסים לקבוע מראש שגרות ניהול. קושי זה מתבטא בתגובות שכיחות, כגון: · “אנחנו כל הזמן מדברים אחד עם השני“.

· יצירת הסכמות בין חברי הפורום (תוצרים, תדירות וכדומה). · יש לקבוע את הפגישות מראש לאורך השנה ולהימנע מביטולים. · תפקיד יו“ר הפורום לפרסם סיכום פגישה, אשר יכלול משימות ואחראים לביצוע. · בכל פגישה יש לוודא רצף ומעקב אחר משימות ממפגשים קודמים. · מתן משוב לפורומים השונים אחר ביצוע המשימות.

· “אנחנו סוגרים נושאים על הדרך“. · “לא בטוח שיהיה לנו על מה לדבר“.

· “זה בזבוז של זמן יקר“. · “נקבע כשיהיה צריך“.

קיום שגרות ניהול אכן דורש מאמץ של הצוות הניהולי, אולם בפועל נמצא שמחלקות המקפידות על שגרות ניהול סדורות, מצליחות לנהל את השוטף ואת תהליכי התכנון והבקרה בצורה אפקטיבית יותר. אפקטיביות ניהולית זו באה לידי ביטוי במאפיינים הבאים: · תהליכי תכנון, חשיבה, תיאום ותזמון סדורים, המשתפים מספר בעלי תפקידים. · מעקב ביצועים שיטתי ולאורך זמן. · תקשורת, העברת מידע ושיתוף פעולה בין הגורמים השונים. · יצירת תחושה בקרב עובדי המחלקה כי “יש מי שמנהל את העניינים“.

37

36